עבודה מרחוק – איך עושים את זה בצורה יעילה?

צוות Digital Solutions - עבודה מרחוק

משבר הקורונה גרם לנו להבין שתחומים מסוימים באמת מאפשרים עבודה מרחוק.

לא רק העובדים השכירים שנשארים באיזור הנוחות שלהם ונמנעים מפקקים נהנים מיכולת העבודה ממקום שאינו משרד סטנדרטי אלא גם מנכ"לים שיכולים להתעסק בניהול ובקרה דיגיטלית בצורה מאוד נוחה, האמת? אף אחד לא ציפה שזה יעבוד כל כך טוב.

איך מבצעים עבודה מרחוק על הצד הטוב ביותר? מה הם הקשיים הצפויים? האם ישנם גם יתרונות עסקיים לאופי עבודה שכזה? כל התשובות במאמר הבא.

אופי העבודה וצורת התנהלות בריאה

ראשית, חשוב לזכור שהכל תלוי סיטואציה – ישנם מצבים בהם לעבוד מרחוק יהיה הדבר הנכון עבור העובדים ועבור העסק וישנן סיטואציות שמצריכות מפגש פרונטלי.

כאשר נמצאים בבית, חשוב לייצר סדר יום שיאפשר לנו להפיק את המיטב מהיום – מקסימום הספק בכמה שפחות זמן ואני לא מדבר רק על העבודה עצמה. 

מי שלוקח ברצינות את נושא העבודה מרחוק וודאי גם ידאג לסידור שעות הארוחות וניהול נכון של זמן הפנאי היומי. ההגיון הבריא יוביל אותנו להגדרת שעות פנאי ושעות עבודה, מבלי לערבב ועם כמה שפחות סטייה בכדי לתאם ציפיות ולעמוד בקצב העבודה.

אני לא אומר שאין מקום לספונטניות כלל אך ככל שנעמוד ביעדי הזמנים שהגדרנו לעצמנו ונצא להפסקות "משביעות" כך נהיה פחות תלותיים בזמן הפנאי ונסיר מחשבות שמשבשות את התפוקה.

הגדלת התפוקה ברמה היומית והחודשית 💪🏼

08:00 – 17:00? 9 שעות ביום? לא עוד! בעולם התעסוקה המודרני והאמת היא שברוב התחומים כבר מבינים כי לא ניתן להעסיק עובדים לטווח ארוך במתכונת מיושנת של שעות עבודה מוגדרות וחישוב הספקים על הדקה, זה כבר לא עובד, כך גם נוצרו מודלים של עבודה מרחוק.

העולם השתנה, קשיי קשב וריכוז רק הולכים ומתגברים וגם אם עבודה במתכונת קבועה תגדיל משמעותית את תרומת העובד זה יהיה לטווח קצר בלבד, כלומר שחיקה הופכת לשאלה של זמן.

צרו עם כל עובד שלכם תיאום ציפיות בנוגע לשעות העבודה המוגדרות, זה יכול להיות דינאמי, קבוע או בכלל להתבסס על הספק חודשי ולא יומי.

במילים אחרות: כל עוד תעשה את עבודתך ברמה החודשית לא אכפת לי באמת מתי תעבוד.

שווה הצצה

תיעוד עבודה מרחוק⏱️

לאחר שהגדרתם ציפיות והגעתם לסיכום, כל שנותר הוא למצוא את הדרך הנכונה לתיעוד המשימות וזמני העבודה של העובד.

אם מצד אחד מספק המעסיק תנאים סופר נוחים למי שעובד מרחוק, באזור הנוחות שלו מבלי "לגרור" אותו מחוץ לבית, אז חייבים להיות גם וויתורים מהצד השני.

אותם וויתורים יכולים לבוא לידי ביטוי בשעות נוספות, הספקים טובים מהמצופה או בהחלטה משותפת לתיעוד העבודה באמצעים שנחשבים יחסית פרמיטיביים אך יעילים.

לדוגמא: ישנה אפליקציה לתיעוד ובקרה על זמני עבודה ומשימות (אחת מיני רבות בתחום) שנקראית ClockIfy. שימוש באפליקציה מן הסוג הזה למעשה מחליף שעון נוכחות ומספק למעסיק בטחון אמיתי בכל הנוגע למעקב עבודה מרחוק.

ניתן לתעד שעות עבודה על פרויקטים ספציפיים, לחלק לנושאים, להגדיר דד ליינים והפסקות וגם לייצא דו"חות.

תקשורת עם שאר הצוות

על מנת לגשר על הפער הגיאוגרפי במהלך עבודה מרחוק מומלץ להשתמש במגוון כלים לשיפור התקשורת בין אנשי הצוות בחברה:

Slack, Teams, Whatsapp

כלים לעבודה מרחוק

כלים / אפליקציות צ'אט מהיר שמאפשרות להחליף מסרים בצורה מזדמנת ונוחה, גם לתיעוד וגם להעברה של מידע וקבצים כגון מסמכים ותמונות.

ניתן ליצור קבוצות ב-Whatsapp וב-Teams לאנשי צוות רלוונטיים או לפתוח ערוצי תקשורת ב-Slack המוכר והאהוב בקרב אנשי דיגיטל.

Monday, Trello, Asana

מדובר במערכות Task Management לתיעוד משימות להמשך, מטלות שבוצעו, תעדוף, הגדרת לוחות זמנים, עדכונים דינאמיים ובכלל ניהול של כלל העבודה העסקית בצורה שיתופית.

במערכות ניתן להגדיר התראות לטלפון או למייל, לפשט תהליכי עבודה ולספק תמונת מצב מלאה וברורה לכלל חברי צוות העבודה, יתרונות משמעותיים בזמן עבודה מרחוק.

Zoom

איך אפשר בלי מערכת זום, האפליקציה הראשונה שהיתה שם עבורנו מתחילת הקורונה ועד סופה הקרב ובא.

מתחרות רבות נכנסו עם זום לזירה כמו Google Meetings ו-Facebook Rooms אך ל-Zoom יש את הראשוניות והתדמית החיובית, את זה יקח זמן רב לנצח, אם בכלל. 

מערכת Zoom

מפגשי אפיון עם לקוחות, קבלת ריג'קטים, שיחות צוות, הדרכות, הכל מתאפשר באמצעות מערכת זום, מרחוק, והאמת? ברוב המקרים זה אפילו יעיל יותר.

מדובר במפגש שניתן להוסיף לו אלמנטים כמו הפעלת מצגת במקביל ואפילו להקליט לצפייה עתידית למי שפיספס / צריך הבהרות נוספות.

קשיים צפויים במהלך עבודה מרחוק

קשיים רבים עלולים לצוץ בעבודה מרחוק, וזה לגמרי טבעי. צריך להכיר בבעיות, לפרק אותן לגורמים ולטפל בכל אחת באופן פרטני.

בסופו של דבר בכדי להוכיח למעסיק או לעצמך, במידה ואתה עצמאי, שאפשרי לעבוד מרחוק בצורה יעילה, נצטרך שמירה על ריכוז, יצירת סביבת עבודה בריאה והמון המון משמעת עצמית.

שמירה על ריכוז במהלך עבודה מרחוק

אולי אחד הדברים המאתגרים ביותר למי שעובד מרחוק – שמירה על ריכוז והמנעות מהסחות דעת. הסוד הוא לנטרל הסחות בדרך חכמה ומותאמת אישית.

גלו את החולשות שלכם ואת הדברים שפוגעים לכם בריכוז וטפלו בהם בהתאם. אם זה וואטסאפ או פייסבוק ישנם כלים שחוסמים גישה לאותם אתרים למשך זמן מסוים שהוגדר מראש.

מומלץ גם להפוך התראות לשקטות, ללא צלילים, רטט או חיווי כזה או אחר. הגדירו לכם זמנים בהם אתם מרשים לעצמכם "להתפרע" ולהתנתק לכמה דקות מהעבודה השוטפת.

משמעת עצמית

ריכוז ומשמעת עצמית הולכים יד ביד, בטח כשמדובר בעבודה מרחוק. כל כך קל להתפתות וליפול לפיתויים כמו רשתות חברתיות, טלוויזיה, סוני פלייסטיישן או סתם לחפש סיבות לצאת מחדר העבודה.

הגדרה של 10 דק' הפסקה בכל סוף שעה עגולה והפסקה ארוכה באמצע היום יסייעו לכם לשמור על ריכוז ומשמעת לאורך זמן.

משמעת עצמית בעבודה כוללת גם את הזמן שלפני שעות העבודה וגם את השעות שלאחר מכן.

אם החלטתם לעבוד שעות נוספות תדאגו שזה לא יפגע בכם ביום שלמחרת ונסו להמנע משחיקה איטית ומגמתית. כנ"ל לגבי שעות שינה לא מסודרות שישבשו לכם את סדר היום ואת הפנאי שכמובן גם ישפיע על הספק העבודה.

סביבת עבודה מרחוק

עובדים מהבית או מסביבה שאינה משרד? זה לא אומר שאתם לא יכולים או לא צריכים לייצר לכם חדר דמוי משרד.

זה יכול להיות פריט עיצוב לשולחן העבודה, כיסא מחשב של גיימרים, רמקולים טובים, מצלמה איכותית ולמעשה כל דבר שיאפשר לכם מצד אחד להרגיש בבית ומצד שני במשרד.

הדברים הקטנים הם אלה שמצטברים ועשויים לעשות את ההבדל, התנהלו כמו במשרד, ההתנהלות והתפוקה שלכם יהיו בהתאם.

הרכיבו פלייליסט אהוב ביוטיוב או בספוטיפיי, הפעילו את המוזיקה והתחילו לתת עבודה מרחוק.

אם כבר מוזיקה, מחקרית, מסתבר שסגנונות המוזיקה שתורמים בצורה היעילה ביותר לשמירה על ריכוז בזמן עבודה ממושכת על מחשב הם: Jazz ו-Lofi.

צירפנו 2 דוגמאות לקטעים נבחרים:

מהירות אינטרנט ומחשב איכותי ⚡

בזמן עבודה מרחוק אין תירוצים, חייבים לוודא כי יש לנו את הכלים הנדרשים ואת כל התנאים שיאפשרו לנו לעבוד בצורה יעילה לטווח הארוך גם מהבית.

שימוש במחשב איכותי ובאינטרנט מהיר יגדילו את התפוקה שלכם במצטבר וישמרו עליכם בפוקוס מלא ללא כל אותן המתנות לזמני טעינה ולמעבר בין מערכות.

בדקו את מהירות האינטרנט שלכם באמצעות כלים כמו speedtest.net

באופן מפתיע, ישנם גם יתרונות עסקיים

עבודה מרחוק יכולה להועיל גם לעסק, במיוחד עבור מנכ"לים ואנשי ניהול שנאלצים לתמרן בין חיי משפחה לבין מעקב ובקרה על ביצועי החברה והעובדים שלה.

עבור רובם מדובר באידיאל אך זה לא המצב בכל חברה, כאשר ישנם מנכ"לים שמשמשים גם כאנשי מכירות, ניהול לקוחות ומנהלי פרויקטים.

בחברות מתוקנות יש מגוון בעלי תפקידים בהיררכייה מסודרת שמאפשרת לכל אחד להתעסק בתחומי האחריות שלו מבלי לגלוש למטלות אחרות.

חסכון רב בזמן ⏱️

היתרון המשמעותי ביותר בעבודה מרחוק הוא החסכון העצום בזמן. ההתארגנות בבוקר, עשרות שעות נסיעה מדי חודש, הפקקים, החיפושים אחר חנייה, כל אלו נמנעים כשעובדים מהמשרד הביתי. 

את הזמן שנחסך ניתן לנצל לטובת שעות עבודה נוספות, צמצום פערים, לימוד מעשיר בתחום העיסוק או בתחומים נוספים ואפילו לפנאי שמשפר את המוטיבציה ומונע שחיקה לטווך ארוך.

צמצום השחיקה

כמו שכבר ציינו, החסכון בזמן וההשארות באזור הנוחות מאפשרים לבצע את העבודה מרחוק לטווך ממושך.

השמירה על המוטיבציה מצמצמת את השחיקה ותורמת לכל הצדדים. החיים כשכיר בישראל לא פשוטים: שעות העבודה, זמני הנסיעות והפקקים וכל זה תוך ניהול חיי משפחה שהופכים את כל העניין למורכב אף יותר, לכן כל כך חשוב לנסות להמנע משחיקה בכל מחיר.

האם עבודה מרחוק מתאימה לכל אחד? ברור שלא

עבודה מרוחקת לא מתאימה לכל סוג של עסק, בעיקר לאלו המתבססים על מפגשים פרונטאליים וכמובן שלא מתאים לעובדים שהסביבת הביתית שלהם לא מאפשרת להם להצליח בעבודה מרוחקת או שבעיות הקשב והריכוז גברו עליהם. שלושת הגורמים (העובד, המעביד והעצמאי) חייבים להיות כנים בינם לבין עצמם וכמובן גם כלפי הצדדים האחרים בנוגע לרלוונטיות העבודה שלהם מהבית, אחרת התפספסה הפואנטה.

סביבת עבודה נוחה ובריאה במהלך עבודה מרחוק
התנהלו כמו במשרד, ההתנהלות והתפוקה שלכם יהיו בהתאם.

ומה עם תחום השיווק הדיגיטלי?

האמת היא שתחומי הדיגיטל נפגעו הכי פחות במשבר הקורונה (כמובן לא כולם), הרי שמדובר באזור נוחות ובהמשך עבודה מול מחשב, האמנם מחשב ביתי אבל בכל זאת אזור נוחות ללא ספק.

תחום הדיגיטל נועד להיות מוכן למצבים כמו משבר הקורונה ובאמת רוב החברות המשיכו לספק שירותים במתכונת קצת שונה (כמו עבודה מרחוק) אבל בהחלט שרדו את המשבר והמשיכו להערך ליום שאחרי.

לא רק שהקורונה לא פגעה ברוב חברות השיווק הדיגיטלי אלא אף תרמה לרובן.

הצורך בשיווק העסק התפרץ בבת אחת ולעסקים רבים נפל האסימון כי בלי נוכחות אינטרנטית אין להם מה למכור, תרתי משמע. אותו צורך שהתעורר ופרץ לתודעה ימשיך להדהד גם לאחר המשבר.

מציאת משרה בעבודה מרחוק🕹️

במהלך תקופת הקורונה גבר משמעותית הביקוש לעובדים שמסוגלים ומוכנים לעבוד מרחוק. סביר להניח שאת השיטה יאמצו לא מעט חברות ואנשים.

בסופו של דבר יש לנו את כל הכלים הדיגיטליים שיאפשרו לנו לשמור על אותם ביצועים ואותו הספק גם מרחוק, הכל עניין של מסוגלות וכנות.

ניתן להכנס לקבוצות Whatsapp ופייסבוק בכדי לעיין במשרות זמינות לעבודה מהבית או להכנס לאזור המשרות בלינקדאין ולבצע חיפוש על "עבודות מהבית".

אופציה נוספת היא כמובן אתרי הדרושים השונים שכבר התאימו את עצמם ויצרו קטגוריות חיפוש נפרדות לחיפוש עבודות בשלט רחוק.

סוגי עבודות פופולריים לעבודה מרחוק

ברמת העקרון? כל עבודה שאינה מתבססת על אינטראקציה פיזית פנים מול פנים (פרונטלית). מהבית מתאפשר לנו להתנהל בדיוק כמו משרד כשמדובר בעבודה על המחשב או מהטלפון.

לפניכם מספר משרות נפוצות לעבודה מרחוק:

והשכר, מה איתו? 💳

עבודה מרחוק בדרך כלל מתגמלת מעט פחות מאשר עבודה במשרד, מכיוון שמדובר בעבודה מסביבה נוחה יותר, עם סיכון מסוים מצד המעסיק בשל פחות בקרה על הביצועים, הדבר מגולם בשכר ו/או בתנאים.

המעסיק חוסך עשרות שעות חודשיות על נסיעות ומאפשר לעובד להרוויח יותר שעות פנאי ובתמורה העובד מוותר על נתח מסוים מהשכר ומהתנאים הסטנדרטיים. 

פריטים לשדרוג חוויית עבודה מרחוק
פריטים שימושיים ל"משרד הביתי", מייצרים סביבת עבודה בריאה.

לסיכום

משבר הקורונה כפה עלינו עבודה מרחוק אך כשמסתכלים על חצי הכוס המלאה, מבינים כי נפתחנו לעולם חדש. עולם שעשוי להיות יעיל יותר לעסקים מסוימים ולאנשים שמסוגלים לעמוד באתגר.

חלק מנהלי העבודה שאימצנו בחודשים האחרונים ישארו איתנו גם בעתיד ועשויים להצטייר כיעילים, וזוהי חצי הנחמה שעוד אפשר איכשהו למצוא בכל המצב שנוצר.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.

תוכן עניינים

קטגוריות
הפופולריים ביותר
חייגו 052-3257284 או
השאירו פרטים לשיחת ייעוץ ראשונית ללא עלות!
עקבו אחרינו