הצעת מחיר היא שלב קריטי ומשמעותי שיכול להשפיע על סגירת העסקה. אז מה חשוב לדעת כאשר שולחים ללקוח הצעה שכזו ובכלל איך כותבים הצעת מחיר? כל התשובות במאמר הבא. בשעה טובה פנה אליכם לקוח פוטנציאלי המתעניין בשירותים שלכם. לפני שהוא חותם עמכם על חוזה עסקה והסכם עבודה, הוא מבקש לקבל מכם הצעת מחיר. מדובר במסמך תמציתי שבו עליכם לתאר את השירות שאתם מציעים ושהלקוח מתעניין בו, ולציין את התמחור שאתם דורשים עבור השירות.
הצעה המנוסחת כראוי יכולה להגדיל את הסיכויים שלכם לסגור עסקה עם הלקוח הפוטנציאלי. ישנם כמה כללים שצריך לשים לב אליהם בעת כתיבת ההצעה והנה הם לפניכם:
מדוע חשוב לדעת לכתוב הצעת מחיר?
קיימות סיבות רבות שבגינן תצטרכו לדעת איך לכתוב נכון הצעות מחיר ללקוחותיכם. אך הסיבה העיקרית והחשובה ביותר היא כי זוהי ההתחייבות שלכם כלפי הלקוחות. החוק קובע כי הנכם מחויבים לעמוד בקריטריונים שנקבעו בהצעת המחיר החתומה על ידי שני הצדדים. לא פעם בעלי עסקים מגלים כי הם הכניסו להצעת המחיר סעיפים מגבילים, כאלה שמקשים על ההתקדמות.
סיבה נוספת המעידה על החשיבות של הצעת המחיר היא כי בגינה הלקוח יסגור את העסקה. הצעת מחיר לא מקצועית עשויה להוביל לכך שהלקוח פשוט יעדיף לסגור עסקה עם עסק אחר. זהו המסמך האחרון שאמור לגרום ללקוח להעדיף אתכם על פני כל שאר המתחרים.
העדיפו הצעת מחיר קצרה ותמציתית
ישנה נטייה לחשוב כי הצעות מחיר ארוכות משאירות רושם חיובי על הלקוח שמקבל אותן. אך המציאות מלמדת אותנו כי דווקא הצעות מחיר קצרות ותמציתיות תעשה את העבודה. ללקוחות אין זמן וחשק לקרוא מסמך ארוך ומייגע, ולעיתים הם פשוט יוותרו על העסקה רק בשל כך. מעבר לעובדה הזו, הצעת מחיר ארוכה ומקיפה עלולה להרתיע את הלקוח שחושש שמנסים לעקוץ אותו.
לכן מוטב יהיה לנסח הצעה ברורה וקצרה, כזאת שכוללת בתוכה את כל מה שצריך להכיר. כך התוכן יהיה ברור ללקוח, והוא יחתום על הצעת המחיר ללא שום קושי או חשש. נציין כי זה שהצעת המחיר קצרה, אין זה אומר שהיא צריכה להיות חלקית או בעייתית עבורכם. הצעות המחיר אמורות לשרת אתכם בראש ובראשונה עוד לפני שהן משרתות את הלקוח.
איך כותבים הצעת מחיר? קודם כל שיחה מקדימה ☎️
לפני שאתם יושבים לנסח הצעה, חשוב שתבינו מה הלקוח בדיוק מחפש. גם אם יש לכם כבר הצעה מוכנה שאתם נוהגים לשלוח ללקוחות פוטנציאליים באופן אוטומטי, זכרו שהצרכים עשויים להשתנות בין לקוח ולקוח, ועליכם לבצע התאמות של הצעת המחיר ושינויים במידת הצורך.
לשיחת ייעוץ ראשונית ללא עלות:
השוואת מחירים עם המתחרים ⚖️
הצעת מחיר צריכה להיות מותאמת פחות או יותר למחירי השוק. אם מדובר בלקוח חדש שלא מכיר את העבודה שלכם, סביר להניח שהוא יבצע השוואת מחירים עם המתחרים. לכן, כדאי גם לבדוק מה המחירים שמציעים המתחרים ובהתאם לכך להחליט מה המחיר שאתם מעוניינים להציע.
מצד אחד כדאי לתת מחיר הוגן ימשוך את הלקוח לחתום על העסקה, ומצד שני אל תתפתו לתת מחיר זול מדי שלא יאפשר לכם להרוויח כראוי ויגרום לכם להפסדים. זכרו שאם סיכמתם עם הלקוח על מחיר זול, בעתיד יהיה לכם קשה להעלות את המחיר.
הצעת מחיר שלא מפזרת הבטחות שווא
אתם בוודאי רוצים לסגור כמה שיותר עסקאות ולהגדיל את ההכנסות שלכם, אבל חשוב מאוד לא לפזר הבטחות ללא כיסוי כאשר אתם שולחים הצעה ללקוח. ההצעה צריכה להיות קונקרטית ולכלול מידע תמציתי לגבי השירות שאתם מספקים, מבלי להבטיח ללקוח למשל שאתם תגדילו את ההכנסות שלו או שתספקו לו תעבורת גולשים כפולה. כך ניתן להימנע ממפחי נפש מצד הלקוח וגם מסכסוכים משפטיים.
פירוט תנאי התשלום 💰
יש לציין בהצעה מהם תנאי התשלום שלכם – מהו מועד התשלום האחרון, האם אתם דורשים מקדמה, האם ניתן לשלם בתשלומים, והאם אתם דורשים תשלום עבור שעות נוספות.
מאמרים נוספים
פירוט על תיקונים והחלפות במסגרת הצעת מחיר 🛠️
חשוב מאוד לציין בהצעה מהי המדיניות שלכם לגבי תיקונים – האם המחיר כולל תיקונים במידה ויידרשו, ועל כמה סבבי תיקונים אתם מתחייבים? בנוסף, ציינו האם אתם מגבילים את פרק הזמן שבו ניתן לבקש לבצע תיקונים. אם אתם מספקים מוצרים, ציינו מהי המדיניות שלכם לגבי החלפת מוצר, מהו פרק הזמן המקסימלי בו ניתן לבצע החלפה ובאילו נסיבות.
איך כותבים הצעת מחיר? תוך הקפדה על שפה רהוטה
הצעת המחיר היא כרטיס הביקור שלכם, לכן חשוב מאוד שהיא תהיה רהוטה, ללא שגיאות כתיב וטעויות דקדוק. אם צריך, בקשו מכותב תוכן מנוסה ומקצועי שיעבור על ההצעה ויוודא שהיא כתובה כראוי מבחינה לשונית.
הצעת מחיר שלוקחת בחשבון את המע״מ
בהנחה שאתם לא עוסק פטור, הרי שעליכם לשלם מע״מ. תוכלו להחליט אם לשאת במע״מ בעצמכם או ״לגלגל״ אותו על הלקוח שלכם. אם הלקוח נדרש לשלם מע״מ, כאשר אתם כותבים את ההצעה עליכם לציין האם המחיר כולל מע״מ או לציין את הסכום ואת המע״מ בנפרד. באופן הזה, הלקוח ידע בדיוק מהו הסכום הסופי שהוא צפוי לשלם על השירותים שלכם.
טיפים חשובים לכתיבת הצעות מחיר
- הבנת צרכי הלקוח – כל הצעת מחיר צריכה להיות אינדיבידואלית בהתאם לצרכי הלקוח. הבינו מראש מהן הדרישות של הלקוח, ואילו פרמטרים הם הקריטיים עבורו. כך תוכלו להיות בטוחים כי הצעת המחיר תהיה ברורה, ותשרת אותו באופן המיטבי.
- ניתוח ובדיקת מתחרים – כדי שהלקוח ייתן לכם עדיפות, הצעת המחיר שלכם חייבת להיות אטרקטיבית. מהסיבה הזו חובה לבצע בדיקה וניתוח של המתחרים האחרים. זוהי הדרך הבטוחה להבטיח כי תעניקו ללקוח הצעת מחיר משתלמת עבורו וטובה עבורכם.
- פירוט נרחב של השירותים והמוצרים – בתוך הצעת המחיר יהיה עליכם לפרט בצורה ברורה מה הלקוח מקבל מכם במסגרת התשלום. ככל שתפרטו יותר, כך לא תהיינה שאלות בשלב כזה או אחר. גם אם חלילה יעלו תהיות או בעיות, מיד ניתן יהיה לחזור להצעת המחיר החתומה.
- ציון דרכי התשלום – ציינו בתוך הצעת המחיר מהן דרכי התשלום האפשריות מבחינתכם. ישנם עסקים שלא מקבלים צ'קים, כרטיסי אשראי או דרכי תשלום אחרות. אם לא תדגישו זאת בצורה ברורה בהצעת המחיר, הלקוח עשוי לבטל את העסקה בשלב מתקדם יותר.
- השקיעו בעיצוב ובנראות – זה אולי נשמע לכם כמו פרט שולי, אך הצעת מחיר הינה מסמך המשאיר רושם ראשוני. מהסיבה הזו חובה להשקיע בנראות של מסמך זה, ולוודא כי הוא מעוצב ברמה גבוהה. ניתן לעצב יחד עם מעצב גרפי מסמך אחיד עליו תוכלו לעבוד באופן קבוע.
השתמשו בשפה ברורה לטובת שני הצדדים
- כתיבת הצעה במהירות – זה נכון שהשאיפה הבסיסית תהיה לסגור עם הלקוח הכי מהר שרק אפשר. אך עליכם להבין כי כל טעות קטנה בהצעת המחיר עשויה לעלות לכם ביוקר. לכן קחו את הזמן לכתוב את ההצעה, גם אם זה ידרוש מהלקוח להמתין בסבלנות.
- הימנעות מקבלת עזרה מקצועית – כפי שהבנתם הצעת המחיר היא לא עוד סתם מסמך, מדובר על המסמך שעשוי לשנות את התמונה כולה. אין סיבה שתרשמו אותה לבדכם, תוכלו לגייס אנשי מקצוע הבקיאים בכתיבתה. בדרך הזו תוכלו להיות בטוחים כי אותה הצעת מחיר תעשה את העבודה.
- תמחור נמוך של השירותים והמוצרים – זה שהמחיר שלכם יהיה הכי זול, אין זה אומר שיהיה לכם קל לסגור עסקאות מול לקוחות. עליכם להבין כי המחיר שתדרשו צריך לשקף את התמורה אותה תקבלו. תמחור נמוך של השירותים והמוצרים יפעל לרעתכם, ולא בטוח שיביא לרושם חיובי מצד הלקוחות.
הטעויות הנפוצות ביותר בכתיבת הצעות מחיר
ישנה נטייה לחשוב כי שפה גבוהה יכולה להרשים את הלקוח ולגרום לכך שהוא יסגור את העסקה. כפי שאמרנו הצעת מחיר היא מסמך מחייב, כזה שהלקוח יחשוש מאוד לחתום עליו. כדי להוריד את מידת הלחץ והפאניקה, מוטב יהיה להשתמש בשפה ברורה שאינה משתמעת לשתי פנים.
ברגע שהשפה תהיה מתפתלת ומסובכת, מצידו של הלקוח זה תמרור אזהרה ברור וחד משמעי. בו בזמן, לכם יהיה קשה להבין מהן ההתחייבות שלכם כלפי הלקוח שמבצע את העסקה. זוהי הסיבה שבגינה אנו מציעים לכם להשתמש בשפה ברורה השגורה בפיכם. כך הלקוח יראה כי אינכם מחפשים להפיל אותו על הדברים הקטנים, אלא לספק שירות ולהיות ברורים. העניין הזה לא פעם יעשה את ההבדל בין הצעות מחיר שסוגרות עסקה לבין כאלה המרחיקות לקוחות.
פרטים ליצירת קשר 📇
בסיום ההצעה חשוב לציין את פרטי הקשר שלכם – הטלפון הנייח, הטלפון הנייד, מספר הפקס וכתובת המייל, על מנת לעודד את הלקוח לחזור אליכם ולסגור את העסקה.
פולו אפ על ההצעה 💬
לאחר ששלחתם הצעת מחיר ללקוח, חשוב לוודא שהלקוח הפוטנציאלי קיבל אותה. המתינו כמה ימים ואם הוא לא חזר אליכם, מומלץ ליצור עמו קשר ולברר האם הוא עיין בהצעה והאם הוא מעוניין לסגור את העסקה.
ייתכן שהמחיר לא לרוחו והוא יביע התנגדויות וחוסר שביעות רצון מההצעה. כאן זה המקום שלכם להפעיל שיקול דעת ולהחליט האם ברצונכם להוזיל מעט את המחיר. זכרו שלפעמים כדאי להתפשר על המחיר כדי להשיג לקוחות שיצטרפו אליכם לטווח הארוך. יחד עם זאת, צריך גם לדעת מתי לשחרר. גם אם לא הצלחתם לסגור עסקה תחת התנאים שלכם, אל תאבדו תקווה ובצעו פעולות כמו שיווק דיגיטלי כדי להשיג את הלקוח הבא. שיהיה בהצלחה!
שאלות תשובות – כתיבת הצעת מחיר ללקוח
מדוע חשוב ללמוד מהצעות המחיר הקודמות?
יצא לכם לכתוב הצעות מחיר פחות מוצלחות? זה דווקא יכול להיות עניין שיקדם אתכם להמשך. הבינו מהן הטעויות שמנעו מכם לסגור את העסקה, ותתקנו אותן לפעם הבאה. מי שלא ילמד מהצעות המחיר הקודמות, עשוי לחזור על אותן הטעויות פעם נוספות.
איך נהוג לשלוח הצעת מחיר ללקוח?
הדרך המקובלת לשלוח הצעות מחיר ללקוחות היא דרך האימייל העסקי. כך קיים ברשותכם אישור על שליחת הצעת המחיר, ותוכלו לעקוב אחר העניין. מעבר לעובדה הזו, התקשרות דרך האימייל מצטיירת כמקצועית יותר בהשוואה לדרכים אפשריות אחרות.
מהו תוקפה של הצעת המחיר שכתבתם?
אתם אלה שקובעים מהו תוקפה של הצעת המחיר, וחשוב מאוד לציין זאת במסמך עצמו. לרוב עליכם לתת ללקוח תקופת זמן מספיק רחבה כדי שיוכל לקבל החלטה טובה עבורו. ההמלצה היא לתקף את הצעת המחיר ל21 עד 30 ימי עסקים מרגע כתיבתה ושליחתה.
תגובה אחת
טיפים מצויינים וחשובים לכל עסק מתחיל